Офис СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ.
Общая информация.

PR-акции используются, чтобы уведомить о действиях бизнес-ассоциации , ее достижениях, для обсуждения точек зрения или объяснения программы действий. В них может содержаться информация о миссии бизнес-ассоциации , целях и программах работы.

Насколько важны хорошие связи с общественностью?

PR акции имеют сверхважное значение в современном мире. Хорошая программа связей с общественностью улучшает имидж бизнес-ассоциации . Если ее члены знают, что бизнес-ассоциация хорошо работает, они будут заинтересованы, чтобы отдавать ей свое время, способности и деньги. Правительственные должностные лица, знающие, что сильная бизнес-ассоциация проводит определенную общественную политику, будут принимать во внимание ее позиции при принятии политических решений. Присоединение к бизнес-ассоциации новых членов более вероятно, если она хорошо известна и уважаема.

Каковы различные типы PR акций?

• Личные встречи
• Персональные письма
• Благодарственные письма
• Письма членам ассоциации
• Телефонные звонки
• Анкетирование
• Оценки общественного мнения
• Каталоги членов ассоциации
• Заседания правления директоров с участием представителей средств массовой информации
• Пресс-конференции
• Интервью телевизионным программам новостей
• Крупные статьи в газетах
• Статьи с высказыванием мнения в редакторском разделе газет
• Участие в радиобеседах
• Разделы хроники газет
• Проспекты
• Академические и научные журналы
• Личные контакты с представителями средств массовой информации
• Брошюры
• Оплаченная реклама в средствах массовой информации
• Экспресс бюллетени
• Статьи в журналах
• Пресс-релизы
• Компьютерные компакт-диски и дискеты
• Информационные табло
• Визитные карточки
• Рекламные настольные карточки
• Видеофильмы
• Фотографии
• Ежегодные отчеты о членских взносах
• Интернет веб-сайты
• Реклама на веб-сайтах

Это некоторые из коммуникационных средств, доступных для профессионалов по связям с общественностью. Каждый способ связи может использоваться для создания имиджа. Этот имидж может быть благоприятным или неблагоприятным. Настоящий профессионал в области связей с общественностью должен искать любое доступное средство распространения сообщений для выбранной целевой аудитории.

Каковы шаги в разработке плана распространения информации?

• Сделайте обзор, наиболее полно отражающий во всех информационных средствах философию бизнес-ассоциации .
• Ознакомьте с ее стратегическим планом.
• Внесите в список все главные проблемы бизнес-ассоциации .
• Оцените программы всех конкурирующих организаций.
• Сделайте простое и целевое сравнение сложившихся общественных взглядов на конкурирующие организации.
• Выберете приоритеты для определения наиболее важных действий или программ.
• Определите ключевые целевые аудитории, на которые необходимо повлиять.
• Убедитесь, что использованы наиболее практичные средства информации для каждой целевой аудитории.
• Определите источник финансирования.
• Установите временной график реализации плана.
• Получите одобрение плана от руководящих органов бизнес-ассоциации .
• Скоординируйте план со всеми сотрудниками.
• Выполните план.
• Получите обратную связь.
• Ежегодно делайте обзор деятельности, пересматривайте и продолжайте реализацию плана.

Одним из удобных способов обмена информацией являются видеоконференции.

Видеоконференции исключают расходы на переезды, максимизирует использование времени исполнителей, охватывают всех необходимых людей, ускоряют информационные потоки и принятие решений, помогают, в случае необходимости, встречаться более часто. Пожалуйста посетите Американскую Торговую палату в Египте и посмотрите, как они используют видеоконференции.

Наиболее популярным инструментом распространения информации среди бизнес-ассоциации является информационный бюллетень.

Принципы создания информационного бюллетеня.

Руководящим принципом подготовки информационного бюллетеня является возможность членам бизнес-ассоциации представлять себя на его страницах . Этот принцип реализуется редактором информационного бюллетеня путем размещения статей и фотографий, рассказывающих о деятельности и достижениях членов бизнес-ассоциации . Для привлечения внимания читателей необходимо использовать крупные заголовки, фотографии и выделенные жирным шрифтом параграфы. Не забудьте, что информационный бюллетень не должен быть причудлив, многословен, дорог или длинен. Боритесь за эффективность информации. Сделайте информационный бюллетень инструментом продажи, сообщая читателям, как присоединиться к бизнес-ассоциации . Поместите в нем образец заявления для членов и номер контактного телефона.

Соблюдайте следующие правила:

• Определите цель информации, а также контингент будущих читателей
• Определите, что в первую очередь должны увидеть читатели, и каких действий вы от них хотите добиться.
• Располагайте информацию так, чтобы ее можно было быстро прочитать.
• Если вы пишите статью, содержащую общую информацию, наиболее важные детали излагайте во вводном параграфе (кто, где, когда, почему, что и каким образом), а последующие параграфы размещайте в порядке убывания важных деталей. Наименее важная информация должна располагаться в нижней части сообщения.
• Если вы пишите тематический очерк, то начинайте с вводного параграфа, который привлечет внимание читателей. Затем следуют описательные параграфы, цитируемые высказывания. Дополнительная информация и убедительное заключение в конце статьи.
• Параграфы и статьи должны быть краткими. На чтение должно уходить пять - десять минут.
• При каждой возможности используйте имена и фотографии.
• Заголовки должны суммировать содержание статьи всего в нескольких словах.
• Составляйте заголовки так, чтобы привлечь внимание читателя, но не повторяйте в вводном параграфе информацию, содержащуюся в заголовке.
• Не предполагайте, что читатель знаком с исходными фактами конкретного вопроса или деятельности.
• Отвечайте на вопросы, которые могут возникнуть у членов бизнес-ассоциации .
• Составляйте специализированные выпуски информационного бюллетеня, ориентированные на различные группы внутри организации.
• Используйте в ваших публикациях цветную печать.
• Используйте фотографии с краткими подрисуночными надписями.
• Варьируйте шрифты.
• Используйте подход Z при разработке первой страницы. Z - это естественный путь, которым следует читатель при просмотре страницы текста. Наверху Z помещают заголовок, в середине размещают изображение и в нижнюю часть помещают цитаты или заметки, которые будут привлекать внимание читателей.
• Печать и внешний вид информационного бюллетеня должны быть яркими и легкими для чтения.

Инструмент массовой передачи сообщений - пресс-релизы.

Все успешно работающие организации время от времени пишут и распространяют пресс-релизы. При его составлении необходимо соблюдать определенные основные принципы.

• Примите решение о том, кто будет представлять организацию перед прессой
• В письменный текст включите все факты, необходимые для передачи. Расставьте их в правильном порядке и изложите как можно более простым языком. Не загружайте пресс-релиз ненужной информацией.
• Пишите в стиле, который соответствует стилистическим требованиям конкретного средства массовой информации, которое будет публиковать пресс-коммюнике.
• Если в тексте должны быть отражены разные мнения, укажите авторов высказываний и поместите их заявления в кавычки
• Используйте полное имя и название должности любого упомянутого лица
• Пишите понятно, прямо и не вдаваясь в излишние подробности
• Избегайте высказываний личного мнения или скоропалительных заключений.
• В пресс-релизе всегда должны быть указаны имя и номер телефона представителя бизнес-ассоциации для связи с прессой, чтобы корреспондент новостей мог получить дополнительную информацию

Каковы принципы создания письменного сообщения?

Письменное сообщение должно быть ясным, кратким и простым. Убедитесь, что в него включена полная информация, необходимая читателям. Простейший подход - двойная проверка материалов на достаточность информации, чтобы быть уверенным, что ответили на вопросы: кто, что, где, почему, когда и как? Не все ответы на эти вопросы обязательно нужны в предложениях руководства, но где-нибудь в сообщении каждый вопрос из упомянутого списка должен найти соответствующий ответ. Письменное сообщение для печатных средств массовой информации должно вызывать у читателя желание продолжить чтение. Подталкивайте читателя, оживляя написанное, высвечивая главные положения, подчеркивая хорошие предложения руководства, используя интересные иллюстрации, а также выразительные слова и занимательные факты.

Редакторы новостей ищут "горячих" сообщений.

Новости - это такой материал, который вызывает самый большой интерес у наибольшего числа читателей. Подобно рыбе, они могут "портиться" очень быстро. Редакторы хотят иметь "новости" в своих руках прежде, в течение или немедленно после события. Если же они достигают их позднее, не тратьте впустую время на их подготовку. Сообщения не должны быть однобокими, перегруженными или содержать дезинформацию. Источник информации должен заслуживать доверие.

Перечень удобных поводов

• Годовщины
• Новые достижения
• Соглашения
• Решения, принятые ассоциацией
• Патенты
• Инвестиции
• Речи президента Вашей бизнес-ассоциации или другого почетного лидера
• Персональные достижения
• Исследования
• Перспективные планы и программы
• Экономический анализ и прогнозы, подготовленные Вашей бизнес-ассоциацией
• Новые изделия и услуги

Как разместить Ваше сообщение в газетах или на телевидении и радио?

Если средства массовой информации не смогут своевременноиздавать или давать в эфир сообщения, которые бизнес-ассоциация им посылает, то возникают трудности в работе и срыв намеченных планов. Поэтому узнайте, какой материал средства информации считают достойным публикации:

• Посылайте им материал, который действительно стоит того, чтобы его опубликовали
• Делайте персональные визиты издателям.
• Старайтесь поддерживать личные знакомства с журналистами и редакторами.
• Будьте доступны для журналистов в освещении деловой деятельности ассоциации.
• Относитесь к персоналу средств массовой информации, как к профессионалам.
• Не посылайте им облегченный материал, нацеленный исключительно на создание Вам или Вашей бизнес-ассоциации хорошего имиджа.
• Учитывайте сжатые сроки предоставления информации в газету и ограничения в размещении в ней материала
• Составььте краткую версию пресс-релиза для радио и телевидения, чем предоставленную для газеты.

В целом, если Ваше письменное сообщение профессионально, Ваши факты заслуживают внимания, и Вы нашли время, чтобы установить хорошие связи с журналистами новостей, Вы получите режим благоприятствования.

Связи с общественностью - функция управления, которая определяет отношения заинтересованных людей или широкой публики, сравнивает политику и процедуры организации с общественным интересом и разрабатывает программы действия, чтобы заслужить понимание и одобрение своей деятельности.

Функции службы информации и связей с общественностью бизнес-ассоциации:

• Сбор и анализ материалов о средствах массовой информации (СМИ). Выбор уполномоченных бизнес-ассоциацией СМИ
• Проведение исследований и анализ общественного мнения о бизнес-ассоциации и информирование о нем руководства
• Исследование и анализ ситуации на рынке услуг бизнес-ассоциации и информирование о нем руководства
• Информирование СМИ о деятельности бизнес-ассоциации
• Осуществление постоянной связи с журналистами, представителями властных и общественных структур, членами ассоциации
• Разработка и реализация концепций, стратегий, программ в области информации, рекламы и связей с общественностью
• PR и рекламная поддержка программ по продвижению продуктов и услуг бизнес-ассоциации
• Подготовка информационных материалов (статей, пресс-релизов, информационных сообщений) для СМИ
• Разработка и организация специальных мероприятий (пресс-конференций, круглых столов, конференций, семинаров, презентаций)
• Разработка концепций и организация производства полиграфической продукции бизнес-ассоциации
• Подготовка текстов и выпуск информационных материалов для клиентов бизнес-ассоциации (газеты бизнес-ассоциации , информационные листовки, буклеты, годовые отчеты, письма и т.д.)
• Мониторинг и обновление информации на сайте бизнес-ассоциации

Наиболее популярное средство передачи сообщений - совещание.

Одним из наиболее широко применяемых и полезных методов общения с членами и союзниками является совещание. Тщательно спланированные совещания - наиболее дешевый и плодотворный способ принятия решений, проведения "мозговых штурмов" для решения проблем, установления руководящих принципов поведения, выполнения работы для обеспечения дохода бизнес-ассоциации . Для различных типов совещаний необходимо использовать соответствующие повестки дня.

Существуют четыре различных типа совещаний:

• Административные
• Собрания с целью решения конкретных проблем
• Собрания по планированию проектов
• Собрания по долгосрочному планированию

Что должна включать повестка административных совещаний?

• Объявление регламента ведущим
• Утверждение протокола предыдущих заседаний
• Представление гостей
• Официальные резолюции
• Новые вопросы
• Незавершенные вопросы
• Открытое обсуждение
• Перерывы.

Участникам нельзя позволять отступать от позиций повестки дня, а каждый пункт должен быть принят простым голосованием. Результаты голосования должны быть записаны в решении заседания. Должен иметься кворум, установленный для заседания, чтобы решение было законным.

Что должно включать в себя совещание по решению проблем?

• Ведущий совещания объявляет, что все участники должны предлагать как можно большее число различных решений данной проблемы в течение определенного периода времени, обычно одного часа.
• Все идеи и предложения должны быть записаны.
• Ведущий одобряет свободное обсуждение и внесение предложений по решению проблем
• В конце сеанса "мозгового штурма" различные идеи должны быть расположены по приоритетам.
• Располагаемый по приоритетам перечень идей и предложений должен быть направлен группе, принимающей окончательное решение, для выбора оптимального варианта разрешения данной проблемы.

Что должна включать повестка дня совещания проектного планирования.

• Согласование поставленных целей проекта или мероприятия
• Разделение всех действий и/или мероприятий, необходимых для успешного завершения проекта на определенные задачи.
• Определение последовательности выполнения каждой задачи и представление их в виде блок-схемы на диаграмме проектного планирования.
• Определение наиболее ранней даты завершения каждой задачи.
• Распределение обязанностей для решения каждой задачи.
• Определение доходов и расходов для каждой задачи.

Что должна включать повестка дня совещания долгосрочного планирования.

• Анализ прошлых достижений и неудач организации
• Обсуждение миссии бизнес-ассоциации
• Обсуждение сильных и слабых сторон бизнес-ассоциации
• Определение возможности усовершенствования работы
• Установление краткосрочных, промежуточных и долгосрочных целей.

Длинные философские обсуждения являются частью процесса долгосрочного планирования.

Конечным результатом должен быть документ, который определяет новые направления развития на период от одного года до трех лет.

Основные принципы успешного управления совещаниями.

• Обращайте большое внимание на детали, включая оборудование помещения, освещение, акустику, кондиционирование, наличие блокнотов и карандашей, звукового и визуального оборудования, т.е. всех подготовительных деталей, необходимых для того, чтобы создать комфортные условия для работы.
• Если возможно, вышлите участникам предварительное уведомление о совещании, а затем напомните им о времени и месте его проведения по телефону.
• Начинайте вовремя - заканчивайте вовремя.
• Установите время окончания совещания и стремитесь его выдержать.
• Убедитесь в начале встречи, что у всех есть повестка дня. Это нужно для того, чтобы не тратить впустую время и энергию на несоответствующие повестке дня вопросы.

Функция бизнес-ассоциации по распространению информации является не таким простым делом. Необходимо постоянно пересматривать сами сообщения, изучать целевые аудитории, а также обратную реакцию этих целевых групп. Четкое и простое послание бизнес-ассоциации должно доставляться таким образом, чтобы оказать воздействие и привлечь к себе внимание среди множества сообщений, ежедневно передаваемых общественности. Регулярные информационные бюллетени и другие сообщения должны содержать свежую, интересную и исчерпывающую информацию. Предоставление общественности информации, в которой она нуждается и которую хочет получить, дает бизнес ассоциациям возможность реализации различных программ, поддержку бизнес-ассоциации по политическим вопросам, а также позволяет сохранить и привлечь новых членов.